Office für Startups – Eine Checkliste

Office

Wer mit dem Gedanken spielt, ein Startup zu gründen, hat sicherlich schon eine oder mehrere Ideen, ein Produkt oder eine Dienstleistung im Sinn, die er am Markt erproben möchte. Ein wichtiger Aspekt der Unternehmensgründung ist die Entscheidung, ob und in welchem Ausmaß Mitarbeiter beschäftigt werden müssen. Wenn sich der Unternehmer für Angestellte entscheidet, muss er ihnen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, damit sie einen festen Ort haben, an dem sie ihren Aufgaben nachgehen können. Die Wahl der Räumlichkeiten, die angemietet werden, muss gut überlegt sein. Schließlich liefern sie eine wichtige Grundlage für ein gutes Arbeitsklima. Eine professionelle Umgebung ist zudem von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, erfolgreiche Kundengespräche zu führen. Auf der Suche nach dem perfekten Büroraum für ein Startup müssen Unternehmensgründer einige Punkte berücksichtigen.

Standort der Büroräume eines StartUps

Auch wenn er noch so modern, gepflegt und sauber aussieht – ein Home Office, das sich in einem heruntergekommenen Stadtviertel befindet, macht auf potentielle Kunden keinen guten Eindruck. Wer den Schritt hin zu Mitarbeitern und damit zu externen Büroräumen wagt, sollte daher besonders auf den Standort achten. Dieser ist ausschlaggebend für die Mietkosten, den Arbeitsweg und das Umfeld. Je nach Unternehmen kann es optimal sein, einen Büroraum direkt in der Innenstadt zu haben. Es ist aber genauso gut möglich, den perfekten Standort etwas außerhalb, beispielsweise in einem Industriegebiet zu finden.

Sollte das Unternehmen Dienstleistungen für Kunden, beziehungsweise diesen Produkte direkt anbieten, so ist die Nähe zur Kundschaft ein wichtiger Entscheidungsfaktor für die Lage der Büroräume. Attraktive Standorte sind in diesem Fall die Innenstadt, die Einkaufsstraße oder der Marktplatz. Wenn sich der Kundenkontakt eher auf der Firma zu Firma Ebene bewegt (B2B – Business to Business) und man viele Dienstreisen hat, kann ein Standort in Bahnhofs- oder Flughafennähe die beste Lage bieten. Kunden, die aus anderen Städten anreisen, sind dafür ebenfalls dankbar.

Firmen, die generell keinen Kundenkontakt pflegen, müssen die oben aufgeführten Punkte nicht beachten. In diesem Fall sind für die Standortentscheidung andere Kriterien wichtig. Dazu gehören der Arbeitsweg der Mitarbeiter, die Mietkosten sowie die Makrolage.

Arbeitsweg der Mitarbeiter

Wenn der Geschäftsgegenstand keine direkte Nähe zur Kundschaft verlangt, ist bei der Standortwahl besonders auf den Arbeitsweg der Mitarbeiter zu achten. In Großstädten kann es durchaus eine Stunde in Anspruch nehmen, von einem Stadtviertel zum Stadtrand zu fahren. Besonders wichtig ist hier die Frage, ob öffentliche Verkehrsmittel in wünschenswerter Nähe liegen. Schließlich sollen die Mitarbeiter nicht auf die Dienste des eigenen Autos angewiesen sein. Unternehmensgründer, die ihren Standort flexibel wählen können, sollten sich erkundigen, in welchen Städten besonders viele entsprechende Fachkräfte, also potentielle Mitarbeiter zu finden sind. Was bringt es, den Standort für die neugegründete Firma in einer Stadt zu platzieren, in der sich keine geeigneten Mitarbeiter finden lassen?

Mietkosten

Die Mietkosten sind ein keineswegs zu unterschätzendes Kriterium bei der Wahl der Office-Räumlichkeiten. Start-Ups verfügen in der Regel über ein kleines Budget. Nicht selten sind sie in den ersten Jahren auf Investoren Hilfe angewiesen. Natürlich müssen die Büroräume bzw. die Verkaufsflächen genug Platz bieten, auf der anderen Seite sollten sie auch bezahlbar bleiben. In sogenannten B-Lagen, oftmals in Industriegebieten zu finden, sind die Mietpreise pro Quadratmeter oft günstiger. Je nach Budget bestimmen die Mietkosten auch den Radius, in dem die Neugründer nach passenden Räumlichkeiten suchen, um sich dort für die ersten Jahre anzusiedeln.

Größe der Büroräume

Wie groß die Büroräume sein sollten, hängt von ihrer Funktion ab. So benötigt eine Buchhandlung mehr Raum für die Ablage als die Verkaufsabteilung. Neben der Funktion des Raumes bestimmen auch Zahl und Zusammenleben der Mitarbeiter die Raumgröße. Auch Fragen nach der Notwendigkeit einer Küche oder eines Serverraumes muss der Selbstständige im Vorfeld geklärt haben, damit er diese bei der Besichtigung der Räume berücksichtigen kann. Die Möglichkeit notwendiger Umbauten, beispielsweise für einen Serverraum, sollte ebenfalls mit dem Vermieter geklärt werden.

Genug Platz für die Angestellten im Office

Arbeitgeber müssen gewisse gesetzliche Vorschriften beachten, wenn sie ihren Angestellten einen Arbeitsplatz anbieten. Immerhin verbringen die Mitarbeiter dort einen Großteil ihrer Arbeitszeit und dürfen sich nicht eingeengt fühlen. Ein Bildschirmarbeitsplatz sollte eine Mindestgröße von acht bis zehn Quadratmetern aufweisen, die Tischfläche mindestens 160×80 Zentimeter groß sein. In Großraumbüros hat jeder Mitarbeiter Anspruch auf etwas Freiraum, den sogenannten „persönlichen Meter“. Nach dieser Vorschrift muss hinter jedem Arbeitsplatz eine freie Fläche von einem Meter sein, damit der Angestellte sich nicht durch Vorbeigehende oder sonstige Umstände gestört fühlt.

Acht Stunden und mehr verbringen Angestellte täglich im Büro. Es ist daher wichtig, dass sie die Möglichkeit haben, ihren Arbeitsplatz kurzzeitig zu verlassen, um beispielsweise eine Kaffeepause einzulegen oder zu Mittag zu essen. Eine Küche oder ein Aufenthaltsraum sind unbedingt für Arbeitspausen erforderlich. Eine Kaffeemaschine und eine Mikrowelle gehören zur Pflichtausstattung eines Pausenraumes. Zudem sollte dieser ausreichend groß sein, damit sich dort möglichst viele Angestellte gleichzeitig aufhalten können. Gemeinsame Mittags- oder Kaffeepausen fördern den Zusammenhalt unter Mitarbeitern und tragen damit zu einem besseren Arbeitsklima bei.

Stimmige Rahmenbedingungen

Um effiziente Arbeit leisten zu können, müssen Angestellte sich an ihrem Arbeitsplatz wohl fühlen. Der Firmengründer muss zudem Sorge dafür tragen, dass die Rahmenbedingungen stimmen. Dazu gehören das Licht, die Fenster sowie die Heizung des Büroraums. Bei zu kleinen Fenstern, ungenügenden Anschlüssen für Deckenlampen oder bei zu kleinen Heizkörpern für relativ große Räume sollte der Selbstständige sich nach besseren Räumlichkeiten umschauen. Große Fenster sind wichtig, da sie genügend Licht spenden, zudem für eine schnelle Durchlüftung der Räume sorgen.

Vorstellung von Produkten im Office

Wer Produkte im direkten Konsumenten-Kontakt präsentieren muss, benötigt Raum für eine Werbe- bzw. Verkaufsfläche. Eine Lage im Erdgeschoss mit großen Fensterfronten ist dafür optimal, da die Kunden insbesondere Angebote auf Augenhöhe beachten. Aus diesem Grund stellt ein Standort in einem höheren Stockwerk keine gute Alternative dar. Wenn die Kunden keine direkten Konsumenten sondern Firmen sind, ist dies nicht so wichtig. Die Produktpräsentation erfolgt dann u.a. in einem Konferenzraum, in dem mittels eines Beamers ein kurzer Produktfilm vorgeführt wird.

Erweiterung der Räumlichkeiten

Die zukünftige Expansion ist ein selbstverständliches Ziel eines jeden neu gegründeten Unternehmens. Es kann durchaus passieren, dass eine Firma, die mit sechs Mitarbeitern startet, nach einem Jahr über 30 Angestellte verfügt. Die Möglichkeit einer derart schnellen Entwicklung muss bei der Suche nach passenden Räumlichkeiten miteinbezogen werden. Es ist daher eine gute Entscheidung, Büroräume innerhalb eines Bürokomplexes mit der Option einer Erweiterung anzumieten, sollten die gemieteten Räume irgendwann nicht mehr ausreichen. Sollte eine Erweiterung generell nicht möglich sein, ist es sinnvoll im Vorfeld zu prüfen, ob in der näheren Umgebung weitere Räumlichkeiten zur Miete angeboten werden, die bei Bedarf die erforderlichen Raumkapazitäten bereitstellen können. Dies ist eine wichtige Absicherung gegen spätere umständliche und kostspielige Umzüge durch die ganze Stadt.

Funktion des Arbeitsplatzes

Je nach Geschäftsbereich der Firma muss der Arbeitsplatz verschiedenen Arbeitsabläufen gerecht werden. Angestellte einer Abteilung können sich einen Raum teilen, weil sie ähnliche Aufgaben haben und sich nicht gegenseitig behindern. Es ist sinnvoll, schon im Vorfeld zu prüfen, welche Tätigkeit sich für welchen Raum am besten eignet. Folgende Fragen kann der Unternehmensgründer noch klären: Kann direkt am Eingang ein Sekretariat eingerichtet werden? Sind die Räumlichkeiten groß genug, um die Firmenprodukte dort angemessen präsentieren zu können?

Fazit zur Wahl des Standorts für StartUps

Die Wahl der Räumlichkeiten für die eigene Firma ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensgründung. Folgende Checkliste stellt die wichtigsten Punkte dar, die dabei berücksichtigt werden müssen:

  • Gewünschte Makrolage
  • Mietkosten (inkl. Nebenkosten)
  • Sekretariat sowie Konferenzraum einplanen
  • Möglichkeiten zur Erweiterung abklären
  • Auf die Rahmenbedingungen sowie gesetzliche Vorschriften achten
  • Nähe zu Kunden, Mitarbeitern und zur Konkurrenz
  • Möglichkeiten spezieller Raumnutzung klären: Küche, Serverraum

Autor

Businessplan
Dr. Christian Stahl
Rechtsanwalt Dr. jur. Christian Stahl ist Inhaber von KEYTERSBERG Gründungs- und Rechtsberatung.

Als langjähriger Berater innovativer StartUp-Unternehmen aus der IT-Branche konnte Dr. Stahl bereits eine Vielzahl erfolgreicher Unternehmensgründungen begleiten.

In seiner Funktion als Consultant und Rechtsbeistand ist RA Dr. Stahl bundesweit für seine Mandanten tätig.

Qualifikationen
– Rechtsanwalt
– Dr. jur.